เล่าสู่กันฟังเรื่อง “อีเมลถึงผู้รับล่าช้าเป็นประจำ“
ในองค์กรที่ผมทำงานอยู่ใช้บริการอีเมลของ gmail.com แล้วพบปัญหาว่า
บางฉบับส่งถึงทันที บางฉบับช้าไปเกือบ 2 วัน แบ่งหัวข้อชี้แจงดังนี้
1. ที่มา
มีเพื่อนร่วมงานหลายท่านโทรเข้ามาถามว่าทำไมส่งอีเมลไม่ถึงผู้รับทันที
และมีการสอบถามกับเจ้าหน้าที่ไอทีบ่อยครั้งว่าทำไมอีเมลส่งแล้วถึงช้า
เป็นผลให้ ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้าก็ไม่ได้ทำ เพราะไม่ได้รับเมลในกรอบเวลา
เช่น ส่งเอกสารการประชุม ก่อนเข้าประชุม 10 นาที ก็ไม่ได้นำเข้าประชุมด้วย
เพราะอีเมลถึงผู้รับช้าบ้าง เร็วบ้าง ไม่แน่นอน
แม้ส่งถึง mailgroup ผู้รับในกลุ่มก็จะได้รับไม่พร้อมกัน
2. ชี้แจงปัญหา
เรื่องอีเมลส่งถึงผู้รับล่าช้า (delay) เป็นกับระบบอีเมลฟรีระดับโลก
ทั้ง hotmail และ gmail ต่างก็เป็น และเขาก็ชี้แจงว่าเกิดขึ้นจริง
เพราะอีเมลหนึ่งฉบับต้องผ่าน server ของเขา 4 – 5 เครื่อง
อาจมีบางเครื่องเสีย แต่เจ้าหน้าที่ของเขาจะแก้ไขอย่างรวดเร็ว
ใน 100 ฉบับมีเพียง 2% ที่ช้าเกิน 2 ชั่วโมง
และมี 71% ที่จะถึงผู้รับเกือบทันที
—
ผมเคยตรวจฉบับหนึ่งที่รออยู่ พบว่าช้าไป 13 ชั่วโมง
ถ้าพบอีเมลใน inbox เข้าตอนตี 4 นั่นก็จะช้าไปกว่า 10 ชั่วโมง ตรวจสอบได้ครับ
บริการตรวจสอบว่าอีเมลล่าช้ากี่ไปชั่วโมง ตามลิงค์ด้านล่างนี้
3. คำอธิบายของ gmail.com
มีข้อมูลทางสถิติชี้แจงจาก gmail.com ว่า
ปัญหานี้จะเกิดแค่ 29% ส่วนอีก 71% ไม่พบปัญหา
แล้วมีประมาณ 1.5% ที่ล่าช้าเกิน 2 ชั่วโมง
อ่านเพิ่มเติมที่
4. คำแนะนำในการแก้ไข เพื่อลดความเสี่ยงของการ delay
– ถ้าเป็นเรื่องที่ไม่เร่งด่วน ก็ใช้อีเมลตามปกติได้ครับ
เพราะเท่าที่ทราบ ช้าไม่เกิน 1 วัน และกว่า 70% ก็ถึงทันที
– แต่ถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วนมาก ขอให้ upload เอกสารเข้า e-document หรือ cloud storage
แล้วแจ้งทางโทรศัพท์ หรือทำทั้ง 2 ทาง หรือส่งอีเมลหลายครั้ง
เพราะระบบของ gmail.com ไม่รับประกันว่าฉบับใดจะช้าหรือเร็ว
ฉบับที่ส่งสุดท้ายอาจถึงก่อนฉบับแรกก็ได้
