ระบบและกลไก

ร่วมประชุมที่สถาบัน กศน. ภาคเหนือ

17 มิ.ย.53 ร่วมงานประชุมเพื่อพัฒนาวิธีวิจัยที่เหมาะสมกับบริบทการปฏิบัติงาน กศน. ในระดับหมู่บ้าน/ตำบล นำโดย ดร.สุชิน เพ็ชรักษ์ และ ผศ.ดร.ดวงจันทร์ เดี่ยววิไล เป็นประธานร่วม พร้อมด้วยบุคลากรทางการศึกษาจาก มหาวิทยาลัยราชภัฎอีกหลายท่าน และมีผู้อำนวยการ กศน. ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ส่วนข้างผมมี คุณรัตติกร บุญมี (จิ๊บ) และ คุณอัญมณี แสงแก้ว (โบว์) จาก สกว.ลำปาง
ก่อนปิดการประชุม ผศ.ดร.ดวงจันทร์ เดี่ยววิไล ได้แบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับระบบและกลไกการบริหารงานวิจัย ซึ่งผมสรุปได้ว่ามีกระบวนการดังนี้ 1) อาจารย์เสนอ concept paper มายังคณะ 2) คณะพิจารณา แล้วส่งมายังสถาบันวิจัย 3) สถาบันวิจัย พิจารณาแล้วเปิดรับ proposal 4) อาจารย์จัดทำ proposal ส่งให้คณะ และสถาบันวิจัยพิจารณาอีกครั้ง 5) สถาบันวิจัยส่งให้ผู้ทรงคุณวุฒิภายนอก 6) จัดเวทีวิพากษ์ proposal 7) อาจารย์ส่ง proposal ที่ผ่านการปรับปรุงตามขั้นตอนอีกครั้ง 8) สถาบันวิจัยเสนอตามขั้นตอน เพื่ออนุมัติทุนวิจัย 9) เวทีรายงานความก้าวหน้าทุก 6 เดือน 10) ส่งรายงานการวิจัย และบทความวิจัยตามลำดับ 11) สถาบันวิจัยส่งบทความวิจัยให้ผู้ทรงคุณวุฒิภายนอก 12) อาจารย์ปรับแก้ แล้วส่งบทความวิจัยตามลำดับ 13) สถาบันวิจัยร่วมกับอาจารย์ส่งบทความไปเผยแพร่ภายนอก

ร่างแผนระบบสารสนเทศ

23 พ.ค.53 ตามที่มีเกณฑ์ของ สกอ. ออกใหม่ปี 2553 ใน ตบช 7.5 ที่ระบุว่ามหาวิทยาลัยและคณะวิชาต้องมีแผนระบบสารสนเทศ จากการวิพากษ์ระบบฐานข้อมูลในเดือนที่ผ่านมา จึงจัดตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบสารสนเทศ และดำเนินการยกร่างแผนระบบสารสนเทศร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดทำฟอร์มกรอกข้อมูลแผนในรายละเอียดที่สื่อให้เข้าใจตรงกัน สอดรับกับการทำงานสามด้านของระบบสารสนเทศ คือ การนำข้อมูลเข้า การประมวลผล และการนำไปใช้ แต่สารสนเทศมีรายละเอียดมาก จึงให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่เกี่ยวกับ 4 มิติ คือ 1) องค์กรภายนอก 2) แผนกลยุทธ์ 3 ) การประกันคุณภาพ 4) การบริหารจัดการที่สำคัญ
กระบวนการที่ใช้ในการจัดทำแผนระบบสารสนเทศคือ 1) วิพากษ์ระบบฐานข้อมูล 2) แต่งตั้งกรรมการ ร่วมกันยกร่างแผน ให้ข้อมูลเรื่องแผนแก่บุคลากร และรับข้อเสนอแผนจากบุคลากร 3) ประชุมคณะกรรมการฯ ร่วมกันจัดทำแผน 4) เสนอขออนุมัติแผนต่อมหาวิทยาลัย 5) ดำเนินการตามแผน 6) ติดตาม และประเมินกิจกรรม 6) สรุปผล
.. เล่าสู่กันฟังครับ เพราะขณะนี้อยู่ขั้นตอนการยกร่างแผน

ติดตั้ง cheqa ในเครื่องบริการจำลองของสถาบัน

17 มี.ค.53 cheqa (Commission on Higher Education Quality Assessment) online system คือ ระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพการศึกษาระดับอุดมศึกษา พัฒนาโดย CITCOMS Innovation Center เพื่อให้สถาบันการศึกษาใช้ส่งข้อมูลให้สกอ. ซึ่งเป็นหน่วยงานต้นสังกัด และมีการพัฒนาต่อยอดให้นำไปใช้บริหารจัดการข้อมูลด้านการประกันคุณภาพในแต่ละมหาวิทยาลัย
     มีสองเรื่องที่เป็นแรงจูงใจให้เขียนเรื่องนี้คือ อ.แหม่ม ชวนไปประชุมเตรียมความพร้อมการใช้ CHE QA Online และ อ.วิเชพ เสนอว่าระบบที่พัฒนาขึ้นต้องสอบถามความต้องการของผู้ใช้ เป็นเหตุให้นึกถึงระบบฐานข้อมูลด้านการประกันคุณภาพ ที่สกอ. พัฒนาร่วมกับ CITCOMS เพราะท่านเสนอว่าการพัฒนาระบบต้องเกิดจากความต้องการของผู้ใช้เหมือนที่เคยสอนนักศึกษา ในวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งผู้ใช้ระบบฐานข้อมูลประกันคุณภาพก็มีทั้งประชาชน มหาวิทยาลัย คณะวิชา และนักคอมพิวเตอร์ ที่จะส่งผลให้ผู้ใช้ทุกระดับได้ใช้โปรแกรมอย่างมีความสุขเกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เหมือนที่ได้สอนนักศึกษาไป .. คิดว่าท่านว่าอย่างนั้น
      การติดตั้งระบบตามคู่มือในฐานะมือใหม่ ซึ่งต้องไปสื่อสารกับทีมงานไอทีของมหาวิทยาลัยก็ต้องเรียนรู้กันใหม่หลายเรื่อง จึงเขียนบทเรียนเป็นขั้นตอนการติดตั้งไว้ดังนี้ 1) Download โปรแกรม Cheqa รุ่นใหม่ เผยแพร่วันที่ 31 ม.ค.53 เนื่องจากรุ่นก่อนหน้านี้หมดอายุวันที่ 6 มี.ค.53 จะย้อนวันที่ก็คงไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้อง เพื่อเข้าไปจัดการข้อมูลเก่าอย่างต่อเนื่อง จาก www.cheqa.mua.go.th โดยใช้ account ของผู้ดูแลระบบ จะได้แฟ้ม che.sql แฟ้มคู่มือ และโปรแกรมสำหรับติดตั้ง 2) ติดตั้ง SQL Express Server, Framework และ IIS ในเครื่องบริการ โดยกำหนด User : sa และ Password : 1234 เป็นต้น 3) คลายโปรแกรมติดตั้งไว้ในห้อง c:\build แล้วใช้ Web Sharing ชื่อ build เพื่อให้เปิด localhost/build 4) ดำเนินการเกี่ยวกับ SQL Express ซึ่งพบว่า sqlservr.exe ใน Task Manager แสดงว่าเปิดบริการอยู่
– DOS>regedit แก้ MSSQL.1\MSSQLServer\LoginMode จาก 1 เป็น 2
– DOS>sqlcmd -S.\SQLEXPRESS -E
> alter login sa enable
> go
> sp_password @old = null, @new = ‘1234’, @loginame = ‘sa’
> go
> create database cheuniv
> go
– DOS> osql -U sa -S .\SQLEXPRESS -i che.sql
     5) เข้า www.cheqa.mua.go.th ไปลงทะเบียนจะได้ web.config แล้วนำไปทับในห้อง c:\build กำหนด เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล = .\sqlexpress ชื่อฐานข้อมูล = cheuniv Username = sa Password = 1234 website 1: http://localhost/build และ website 2: http://localhost 6) เข้า www.cheqa.mua.go.th/chetest/genuser.aspx ไปขอ sql สำหรับสร้างรหัสผู้ใช้เข้าระบบในเครื่องบริการจำลอง แล้วนำ code ไปวางไว้ใน Microsoft SQL SERVER Managment Studio Express แล้ว Execute โดยใช้ user: test password:1234 เป็นตัวอย่างผู้ดูแลระบบ 7) คัดลอกห้อง c:\build\pix ไปไว้ใน root directory 8) กำหนดห้อง c:\build\security ของห้อง log ให้ Users เป็น Modify Allow 9) เปิด http://localhost/build/default.aspx 10) ทดสอบเพิ่มปีแล้วมีปัญหา ข้อความแจ้งว่าไม่พบ procedure ชื่อ usp_InsertObjectFromPolicy ใน D:\Project สกอ \Projects \CHEOnlineSolution \CHEOnlineWebUniv \YearEdit.aspx.vb
ซึ่งโปรแกรมได้จากการคลาย zip 11) ติดตั้งโปรแกรมอีกครั้งด้วยชุดติดตั้ง cheunivsetup.msi และต้องติดตั้ง dotnetfx 3.5 ผลคือสร้าง virtual directory ชื่อ cheqa ซึ่งเป็นการสร้าง directory ใน root directory 12) นำแฟ้ม web.config มาแก้ไขแล้ว ส่งเข้าห้อง cheqa 13) เปิด http://localhost/cheqa ผลคือไม่พบ usp_InsertObjectFromPolicy เหมือนเดิม 14) คงต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม หรือหาโปรแกรมรุ่นใหม่มาติดตั้งซะแล้วครับ .. เพราะไปต่อไม่ได้
เอกสารอ้างอิง
– http://www.npu.ac.th/QA/txt/che.txt
– http://www.thaiall.com/sqlserver/cheqa_setup_handbook.pdf
– http://www.thaiall.com/sqlserver/netfx35sp1.zip
– http://www.cheqa.mua.go.th ใช้จริง
– http://www.cheqa.mua.go.th/chetest ใช้ทดสอบ

ระบบการปรับปรุงรายงานขาดลาสายออนไลน์

22 ม.ค.53 วัตถุประสงค์ของระบบคือ ปรับปรุงข้อมูลที่ใช้รายงานจำนวนวันและชั่วโมง ที่บุคลากร ขาด ลา และสาย ให้บริการแก่บุคลากร หัวหน้างาน และผู้บริหาร ให้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่สรุปภาพรวมของแต่ละเดือน กลไกที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามระบบ คือ บุคากรที่หัวหน้างานทรัพยากรบุคคลมอบหมายให้ดำเนินการมีหน้าที่ดำเนินการทุกสิ้นเดือน และทำไปพร้อมกับการจัดทำรายงานการขาดลาสายของบุคลากรเสนอต่อผู้บริหาร
มีขั้นตอนดังนี้ ๑) จัดทำรายงานการขาดลาสายของบุคลากรเสนอต่อผู้บริหาร แล้วบันทึกข้อมูลด้วย MS Excel ๒) เปิดแฟ้มข้อมูลต้นแบบ ๔ แฟ้มในเครื่องของตนเอง คือ ๒.๑ แฟ้มข้อมูลบุคลากร (empl.csv) ๒.๒ แฟ้มข้อมูลการขาดลาของเจ้าหน้าที่ (leavework_officer.csv) ๒.๓ แฟ้มข้อมูลการขาดลาของพนักงาน (leavework_empl.csv) ๒.๔ แฟ้มข้อมูลการขาดลาของอาจารย์ (leavework_ajarn.csv) แล้วปรับปรุงข้อมูลด้วยการเพิ่มข้อมูลเดือนใหม่ หรือเพิ่มลบบุคลากร ๓) เข้าสู่ระบบ e-document ของมหาวิทยาลัยในห้อง person ๔) upload แฟ้มทั้ง ๔ ที่มีรูปแบบเป็น CSV ๕) เข้าระบบอินทราเน็ตตรวจสอบการปรับปรุงว่ามีการรายงานข้อมูลการขาดลาสายถูกต้องหรือไม่ ๖) แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ

ระบบหรือขั้นตอนการปรับปรุงผลการเรียนออนไลน์

22 ม.ค.53 นำขั้นตอนเดิมที่เผยแพร่เมื่อ 25 พ.ย.2552 มาปรับปรุง และประชาสัมพันธ์ให้เกิดการคิดต่อในการเขียนระบบและขั้นตอนของงานหน่วยอื่นต่อไป โดยมีรายละเอียดใหม่ดังนี้ วัตถุประสงค์ของระบบคือ ปรับปรุงข้อมูลผลการเรียนของนักศึกษา ที่ให้บริการแก่นักศึกษาตรวจผลการเรียนด้วยตนเองผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ให้เป็นข้อมูลล่าสุดหลังจากคณะวิชาส่งผลการเรียนทุกสิ้นภาคการศึกษา กลไกที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามระบบ คือ บุคลากรที่หัวหน้างานทะเบียนมอบหมายให้ดำเนินการมีหน้าที่ดำเนินการทุกสิ้นภาคการศึกษา และหลังเปิดภาคเรียนไปแล้วประมาณ ๓ สัปดาห์
มีขั้นตอนดังนี้ ๑) งานทะเบียนรับผลการเรียนจากอาจารย์ผู้สอนในแต่ละคณะวิชา ๒) ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แล้วกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ๓) เลือกส่งออกข้อมูลที่จำเป็นไปเป็นแฟ้มข้อมูลเฉพาะเรื่อง ได้แก่ แฟ้มผลการเรียน แฟ้มอาจารย์ และแฟ้มวิชา ให้อยู่ในแฟ้มที่มีรูปแบบเป็น CSV ๔) เข้าสู่ระบบ e-document ของมหาวิทยาลัยในห้อง grade ๕) upload แฟ้มผลการเรียนเฉพาะเรื่องที่มีรูปแบบเป็น CSV สำหรับแฟ้มผลการเรียนให้แยกเป็นภาคเรียนละ ๑ แฟ้ม ๖) สั่งปรับปรุงข้อมูลในเครื่อง yn1 โดยใช้ข้อมูลจากเครื่อง it ให้มีข้อมูลตรงกัน โดยมีตัวอย่าง URL ดังนี้ http://yn1.yonok.ac.th/grade/_regist20083.php ๗) ตรวจสอบผลการปรับปรุงว่านักศึกษาได้ข้อมูลผลการเรียนล่าสุดของตนหรือไม่ จาก URL ดังนี้ http://www.yonok.ac.th/grade ๘) ประชาสัมพันธ์ให้คณะวิชา และนักศึกษาได้รับทราบ

ประเมิน effi, secu, sati ไปใกล้เสร็จ .. สังหรว่ามีปัญหา

21 ธ.ค.52 มีการประเมิน 3 ประเภท ขณะนี้เหลือการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ ที่เลยเวลาที่หน่วยงานส่งแบบประเมินมาให้ผมแล้ว 4 วัน และผมหาแบบสอบถามของหน่วยงานหนึ่งไม่พบ สังหรใจว่าได้แบบสอบถามไม่ครบร้อยเปอร์เซ็น ทำปีแรกจะพลาดบ้างก็ไม่น่าแปลก เป็นความล้มเหลวอีกครั้งหนึ่งของผม แต่ชีวิตยังไม่สิ้นก็ต้องสู้กันต่อไปและยอมรับความล้มเหลวในครั้งนี้ พรุ่งนี้จะโทรตาม และตามหาเอกสารที่ยังไม่ครบ ส่วนประเมินประสิทธิภาพและความปลอดภัยน่าจะจบแล้ว เหลือความพึงพอใจมาเติมรายงานให้ครบการประเมิน 3 ประเภทเท่านั้น
      ร่างบทสรุป : ปีการศึกษานี้เป็นปีแรกที่มหาวิทยาลัยโยนกจัดให้มีคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลมหาวิทยาลัยโยนกที่มาจากการตัวแทนคณะวิชา และหน่วยงานเจ้าของระบบฐานข้อมูล รวมกันพัฒนาระบบฐานข้อมูลในภาพรวม โดยภารกิจหนึ่ง คือ การประเมินประสิทธิภาพและประเมินความปลอดภัยของระบบฐานข้อมูล และประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ระบบฐานข้อมูล ซึ่งสอดรับกับการประกันคุณภาพการศึกษาตามเกณฑ์มาตรฐานของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา ใน องค์ประกอบที่ 7 การบริหารและการจัดการ ตัวบ่งชี้ที่ 7.5 ศักยภาพของระบบฐานข้อมูลเพื่อการบริหาร การเรียนการสอน และการวิจัย
     มีระบบฐานข้อมูลที่เข้ารับการประเมินทั้งหมดจำนวน 19 ระบบ ดังนี้ 1) ระบบฐานข้อมูลการลงทะเบียน 2) ระบบฐานข้อมูลรับชำระเงิน 3) ระบบฐานข้อมูลประเมินการสอนออนไลน์ 4) ระบบฐานข้อมูลรายงานผลการเรียนออนไลน์ 5) ระบบฐานข้อมูลอีเลินนิ่ง 6) ระบบฐานข้อมูลผลงานวิจัยและงานสร้างสรรค์ 7) ระบบฐานข้อมูลการจัดการความรู้ 8) ระบบเว็บบอร์ด 9) ระบบฐานข้อมูลการประเมินตนเอง 10) ระบบห้องภาพกิจกรรมโยนก 11) ระบบฐานข้อมูลบุคลากร 12) ระบบบริหารจัดการเว็บไซต์ 13) ระบบฐานข้อมูลบัญชี 14) ระบบฐานข้อมูลบันทึกการใช้โทรศัพท์ 15) ระบบแฟ้มดิจิทอลออนไลน์ 16) ระบบฐานข้อมูลจัดซื้อ 17) ระบบฐานข้อมูลห้องสมุด 18) ระบบฐานข้อมูลงบประมาณ 19) ระบบฐานข้อมูลเงินเดือน
     ผลการประเมินประสิทธิภาพระบบฐาน ซึ่งดำเนินการประเมินโดยอนุกรรมการที่รับผิดชอบในแต่ละระบบฐานข้อมูลประกอบด้วย 3 ฝ่าย คือ ผู้เชี่ยวชาญ ผู้พัฒนา และตัวแทนคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูล ซึ่งมีผลการประเมินมีคะแนนเพียง 3 ระดับ พบว่า มีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ระดับที่ 1 จำนวน 7 ระบบคิดเป็นร้อยละ 36.84 มีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ระดับที่ 2 จำนวน 6 ระบบคิดเป็นร้อยละ 31.58 และมีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ระดับที่ 3 จำนวน 6 ระบบคิดเป็นร้อยละ 31.58
     ผลการประเมินความปลอดภัยของระบบฐานข้อมูล ซึ่งดำเนินการเช่นเดียวกับการประเมินประสิทธิภาพ และมีคะแนนเพียง 3 ระดับเช่นกัน พบว่า ไม่มีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ในระดับที่ 1 คิดเป็นร้อยละ 0 มีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ระดับที่ 2 จำนวน 2 ระบบคิดเป็นร้อยละ 10.53 และมีระบบฐานข้อมูลที่อยู่ระดับที่ 3 จำนวน 17 ระบบคิดเป็นร้อยละ 89.47
     ระบบและกลไกการประเมินประสิทธิภาพและความปลอดภัย มีดังนี้ 1) แต่งตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลมหาวิทยาลัยโยนก 2) คัดเลือกผู้เชี่ยวชาญ ผู้พัฒนา และตัวแทนคณะกรรมการ เป็นคณะอนุกรรมการเข้าประเมินระบบฐานข้อมูลแต่ละระบบ 3) ประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลฯ เตรียมความพร้อมในการเข้าประเมิน 4) ผู้พัฒนาประสาน และนัดหมายทุกฝ่าย เพื่อเข้าประเมินกับเจ้าของระบบฐานข้อมูล 5) เข้าประเมินโดยตรวจสอบเอกสารหลักฐานในหน่วยงานเจ้าของระบบฐานข้อมูล 6) ส่งร่างผลการประเมินให้เจ้าของระบบฐานข้อมูลตรวจสอบก่อนจัดทำรายงาน 7) รวบรวมผลการประเมิน และจัดทำสรุปผลการประเมินโดยคณะกรรมการฯ 8) เผยแพร่รายงานผล
? สองภาพนี้สัมพันธ์กันอย่างใรใน creative campus .. ก็ถามตามกระแสครับ

นิยามศัพท์เฉพาะ ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล

13 ธ.ค.52 ปีการศึกษานี้เริ่มการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ระบบฐานข้อมูล ซึ่งหลายท่านไม่ทราบนิยามศัพท์ของคำต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจึงได้จัดทำ นิยามศัพท์เฉพาะ ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล โดยรับความอนุเคราะห์เรียบเรียงจาก อ.วิเชพ ใจบุญ และ อ.เกศริน อินเทลา  และเผยแพร่ให้ทุกคณะ และหน่วยงานได้รับทราบผ่านบันทึก งทส. ๔๑/๒๕๕๒ โดยมีรายละเอียดดังนี้
     ๑. ระบบฐานข้อมูล (Database System) คือ การรวมและจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน (Integration) โดยมีการจัดกลุ่มข้อมูลให้อยู่ในรูปตาราง (Grouping) ที่สามารถเชื่อมโยงตารางทั้งหมดเข้าหากัน(Sharing) เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ (Non Redundancy) ไม่มีความขัดแย้งของข้อมูล (Inconsistency) และมีความคงสภาพของข้อมูล (Integrity)
     ๒. ข้อมูล (Data) คือ ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการ ปรับแต่งหรือประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
     ๓. สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลตามกฎเกณฑ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความหมายและมีประโยชน์ตามความต้องการของผู้ใช้
     ๔. ระบบ (System) คือ สิ่งที่ประกอบขึ้นมาจากหน่วยย่อยหรือองค์ประกอบย่อย ที่มีความสัมพันธ์และทำหน้าที่ร่วมกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
    ๕. ระบบ (System) มีความหมายอธิบายในคู่มือของ สกอ. (พ.ค.52) หน้า 222
ระบบ (System) ประกอบด้วย 1)วัตถุประสงค์ (Objective) 2)ปัจจัยนำเข้า (Input) 3)กระบวนการ (Process) และ 4)ผลผลิต (Output) แต่ในการประเมินตามคู่มือของ สกอ. คำว่าระบบ จะเน้นที่กระบวนการ หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีการกำหนดอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้ได้ผลออกมาตามที่ต้องการ ขั้นตอนการปฏิบัติงานจะปรากฎให้ทราบโดยทั่วกันไม่ว่าจะในรูปของเอกสารหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือโดยวิธีการอื่น ๆ
     ๖. ระบบและกลไก มีความหมายอธิบายในคู่มือของ สกอ. (พ.ค.52) หน้า 162
     ระบบและกลไก คือ ขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์และเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ โดยอาศัยบุคลากร ทรัพยากร กฎเกณฑ์ มาตรการ แนวปฏิบัติ และปัจจัยต่าง ๆ เป็นกลไกให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมาย

เรียบเรียงโดย อาจารย์คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

ขั้นตอนการทำ KM ให้ได้คะแนนประกัน และถูกตามหลักสากล

1 ธ.ค.52 ช่วงนี้หารือกับอาจารย์อติชาต หาญชาญชัย เรื่องเขียนแผน KM ของคณะบ่อยครั้ง ท่านทำให้ผมได้เรียนรู้ว่า ขั้นตอนสำหรับการจัดทำตามแผน KM มีอย่างน้อย 5 ขั้นตอนในเบื้องต้น คือ 1)ระบุว่าทำ KM เรื่องอะไร 2)เป้าหมายของแผน KM คืออะไร 3)หน่วยที่วัดผลได้เป็นรูปธรรมคืออะไร 4)ควรยึดแนวกระบวนการ KM ที่ได้รับการยอมรับ ซึ่งพบว่ามีผู้เชี่ยวชาญนำเสนอกระบวนการไว้ 3 แนว ได้แก่ของ 4.1)กพร. 4.2)ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช 4.3)ดร.ณพศิษฏ์ จักรพิทักษ์ สำหรับม.โยนกใช้แนวของ กพร. เพราะมีคู่มือ และแบบฟอร์มที่ใช้กันทั่วไป 5)แต่ละกิจกรรมตามแผน KM ต้องมีตัวบ่งชี้และเป้าหมาย เมื่อดำเนินการตามแผน ต้องมีหลักฐานว่าได้ผลเป็นอย่างไรตามเป้าหมายของกิจกรรม
เพราะในการประกันคุณภาพของ สกอ. ตัวบ่งชี้ 7.3 เกณฑ์ที่ 3 ระบุว่า “มีการดำเนินการตามแผนจัดการความรู้และประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ร้อยละ ๑๐๐” ทั้งหมดที่เขียนมาก็เพื่อ 3 คะแนนในตัวบ่งชี้นี้
+ http://www.thaiall.com/km/handbook_2549.doc
+ http://www.thaiall.com/km/indexo.html
+ http://202.183.204.134/manage/StandardDetail.php?code=94

ระบบและกลไก ประเมินระบบฐานข้อมูล 3 ด้าน

14 พ.ย.52 คำว่าระบบในความหมายด้านการประกันคุณภาพ ได้รับคำอธิบายอย่างมุ่งมั่นตั้งใจอยู่บ่อยครั้งจาก อ.ศศิวิมล แรงสิงห์ ผอ.สำนักประกันคุณภาพ พบว่ามีตัวบ่งชี้หนึ่งที่ต้องมีการประเมินอย่างน้อย 3 ด้าน ผมจึงใช้ความรู้ที่ได้มาจากท่าน มายกร่างระบบสำหรับงานนี้ ซึ่งมีอยู่ 9 ข้อ และมี กลไกแรก คือคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูล กลไกที่สอง คือตัวแทนอาจารย์คณะวิทย์ฯ ได้แก่ อ.วิเชพ ใจบุญ อ.เกศริน อินเพลา อ.ทนงศักดิ์ เมืองฝั้น มาเป็นผู้เชี่ยวชาญ กลไกที่สาม คือผู้พัฒนาได้แก่ นายอนุชิต ยอดใจยา และนายธรณินทร์ สุรินทร์ปันยศ และ กระบวนการจัดตั้งคณะกรรมการ มีอีก 4 ขั้นตอน คือ 1)หนังสือขอตัวแทนจากหน่วยงาน 2)ทบทวนรายชื่อคณะกรรมการ 3)ขออนุมัติท่านอธิการ 4)ประกาศแต่งตั้งคณะกรรมการ
ระบบการประเมินฯ มีขั้นตอนดังนี้ 1)ขออนุมัติโครงการ “ประเมินประสิทธิภาพ ความปลอดภัยของระบบฐานข้อมูล และความพึงพอใจของผู้ใช้ฐานข้อมูล” 2)มีกระบวนการจัดตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่มาจากเกี่ยว ข้องทุกด้าน 3)ประกาศแต่งตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลมหาวิทยาลัยโยนก 4)แจ้งให้กับเจ้าของระบบฐานข้อมูลทราบและเตรียมรับการประเมินใน ๓ ด้าน 5)ประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลเพื่อพิจารณาแบบประเมิน และกำหนดสายการประเมิน 6)ดำเนินการประเมินทั้ง ๓ ด้าน 7)รายงานผลการประเมินต่อเจ้าของระบบฐานข้อมูลและเปิดให้มีการส่งหลักฐานเพิ่มเติม 8)ประชุมพิจารณาผลการประเมินโดยคณะกรรมการพัฒนาระบบฐานข้อมูลร่วมและเจ้าของระบบฐานข้อมูล เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาต่อไป 9)จัดทำรายงานสรุปผล ซึ่งระบบฯนี้ได้ส่งให้เจ้าของระบบฐานข้อมูลทราบตามขั้นตอนที่ 4 แล้ว ส่วนคณะกรรมการจะทำงานหลังประกาศฯ ถูกเผยแพร่อย่างเป็นทางการ .. บางขั้นตอนยังไม่เรียบร้อย แต่งานต้องเดินต่อไป

ประเมินคุณภาพ กับระบบและกลไก

28 ส.ค.52 คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี รับการประเมินคุณภาพการศึกษา การดำเนินงานในปีการศึกษา 2551 เมื่อวัน 19 และ 20 สิงหาคม 2552 กรรมการประเมินนำโดย รศ.ปราโมทย์ ทิพย์ดวงตา อ.คนึงสุข นันทชมภู และ คุณอังคณา เนตรรัศมี มีข้อเสนอแนะมากมาย โดยเฉพาะเรื่องระบบและกลไก ที่กรรมการให้ข้อเสนอแนะว่าต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ต้องมีแผน ความหมายของ ระบบ คือ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ที่มีการกำหนดอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้ได้ผลออกมาตามที่ต้องการ ส่วนกลไก คือ สิ่งที่ทำให้ระบบมีการขับเคลื่อน หรือดำเนินอยู่ได้ โดยมีการจัดสรรทรัพยากร มีการจัดองค์กร หน่วยงาน หรือกลุ่มบุคคลให้เป็นผู้ดำเนินงาน สรุปผลการประเมินในปีนี้ต่างกับปี 2551 ที่เกิดการจัดกการความรู้ในการนำเสนอผลการประเมินอย่างไม่เป็นทางการ โดยมีท่านอธิการเป็นประธานรับฟังผลการประเมินร่วมกับคณะ และมีหลายคณะวิชาเข้าร่วมรับฟัง เพื่อให้เกิดบทเรียนในการทำงาน และนำไปสู่การพัฒนาเป็นลำดับต่อไป
ขอเล่าประสบการณ์ ก่อนรับการประเมิน เรื่องระบบและกลไก ที่ผมมีโอกาสประชุมกับทีมพัฒนาหลักสูตร เมื่อวันจันทร์ที่ 17 สิงหาคม 2552 เป็นหลักสูตรร่วมของโยนกกับ Kington Business School, Pattaya โดยตัวแทนของ KBS คือ ดร.นิมิตร ใคร้วานิช ก่อนการประชุม ผมได้รับมอบหมายให้เขียน ระบบการลงทะเบียนออนไลน์ โดยมีโจทย์ว่า “นักเรียนต้องผ่าน KBS เรียบร้อยแล้ว จึงจะลงทะเบียนออนไลน์ได้” แม้จะขัดกับความรู้สึกและทฤษฏี แต่ผมก็ยกร่างระบบหรือกระบวนการไว้ดังนี้ 1)นักเรียนสมัครเรียนกับ KBS แล้วได้เอกสาร ข้อมูลจนครบ 2)นักเรียนเปิดเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยโยนกแล้วกรอกข้อมูล 3)นักเรียนได้ข้อมูลจากเว็บไซต์ เกี่ยวกับวิชา ตารางเรียน ยอดเงิน วิธีการชำระเงิน และขั้นตอนอีกครั้ง 4)นักเรียนไปชำระเงิน อาจเป็นตู้เอทีเอ็ม หรือโอนเงินผ่านธนาคาร หรือวิธีอื่นใด 5)นำหลักฐานการโอนเงินมาส่งข้อมูลเข้าอินเทอร์เน็ตให้สถาบันรับทราบ 6)สถาบันส่งข้อมูลกลับไปให้นักเรียนทางอีเมล หรือนักเรียนกลับมาตรวจสอบสถานะอีกครั้ง 7)นักเรียนเข้าเรียนตามวิชาที่กำหนดในตารางเรียน
เมื่อมีการประชุมพิจารณายกร่างระบบดังกล่าว คุณเรณู อินทะวงศ์ ได้ชวนแลกเปลี่ยนว่า ในศูนย์ต่าง ๆ ของเราใช้ระบบ one stop service คือ มีระบบที่จบภายในศูนย์ สะดวก รวดเร็ว ควบคุมได้ ผ่านกลไกของผู้ดูแล และระบบเอกสารที่มีขั้นตอนชัดเจนตรวจสอบได้ ซึ่ง ดร.นิมิตร ก็เห็นด้วย และเลือกแบบ one stop service แทนการเพิ่มไอทีมาเป็นภาระแก่นักศึกษา เมื่อผ่านขั้นตอนการลงทะเบียนและชำระเงินเรียบร้อยก็ส่งเอกสาร และโอนเงินเข้าสถาบัน เพื่อตรวจสอบตามระบบและกลไกที่มีในสำนักทะเบียน สำนักวิชาการ และสำนักการเงิน ในการดำเนินการ .. ต่อจากนี้ก็คาดว่า จะมีคนยกร่างระบบและกลไกที่เหมาะสมเป็นลายลักษณ์อักษร แต่หากจะให้ผมช่วยยกร่างให้ก็ยินดี เพียงแต่ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดต้องกำหนดให้ผมว่าอะไรเป็นอะไรในรายละเอียดทั้งหมดเท่านั้นเอง