ปัจจุบันสังเกตได้ว่า ผู้คนมักใช้อีเมลของ hotmail.com หรือ gmail.com มากกว่าขององค์กรด้วยเหตุกระแส social media
เช่น
ใช้ google doc ก็ต้องมีอีเมลของ gmail.com
จะใช้ skydrive ก็ต้องมีของ hotmail.com
จะใช้ youtube ก็ต้องมีของ gmail.com
จะใช้อีเมลระดับองค์กรที่ gmail.com ให้บริการก็ไม่ได้
แต่ถ้าจำเป็นต้องใช้อีเมลขององค์กร ก็ต้องมาดูความแตกต่างใน 2 กลุ่มหลัก
1. พนักงานบริษัท
มักใช้ name@company.com
เช่น sombat.somboon@apple.com
เพราะ ชื่อบุคลากรเป็นการแสดงตัวตน เป็นการให้เกียรติผู้รับ
และมักใช้งาน เพื่อสื่อสารกับบุคคลภายนอกอย่างเป็นทางการ
การใช้ชื่อสกุล ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ
2. นักเรียน/นักศึกษา
มักใช้ id@school.com
เช่น u54011001@lampang.ac.th
เพราะ รหัสนักศึกษา เป็นสิ่งที่บ่งบอกความเป็นตัวตนผ่านรหัส
อาจารย์และนักเรียน ใช้เป็นคำสำคัญในการสื่อสาร
การติดต่อในแต่ละหน่วยงาน มักใช้รหัสนักศึกษาเป็น key อย่างเป็นทางการ
การใช้ key เดียวกัน ทำให้ระบบต่าง ๆ สื่อสารไปในทางเดียวกัน
หลังสำเร็จการศึกษา หรือพ้นสภาพ จะไม่มีสิทธิใช้อีเมลเดิมต่อไป